Wat doe je direct na ontvangst?
- Noteer datum en gevraagd recht, ook als het verzoek informeel of per e-mail binnenkomt.
- Bepaal de kalendermaandtermijn; bij complexiteit mag je onder voorwaarden maximaal twee maanden verlengen, maar meld reden en verlenging binnen de eerste maand.
- Verifieer identiteit proportioneel via bestaande contact- of inloggegevens. Vraag niet standaard een volledige ID-kopie.
- Maak een lijst van systemen, archieven, leveranciers en betrokken proceseigenaren.
De termijn en regels voor communicatie staan in AVG art. 12. De AP-werkwijze benoemt uitdrukkelijk de terughoudendheid bij ID-kopieën.
Waarom behandel je inzage en verwijdering apart?
| Onderdeel | Inzage | Verwijdering |
|---|---|---|
| Vraag | Welke persoonsgegevens en verwerkingsinformatie zijn er? | Welke gegevens zijn niet langer nodig of vallen onder een andere grond van art. 17? |
| Grenzen | Rechten en vrijheden van anderen kunnen de vorm van de kopie beperken. | Een wettelijke bewaarplicht of andere uitzondering kan verwijderen beperken. |
| Uitvoering | Zoek en lever veilig, met begrijpelijke context. | Wis in relevante systemen en beoordeel ontvangers en back-ups. |
Een ex-medewerker kan ook gegevens in beoordelingen of e-mails hebben. Dat betekent niet automatisch recht op ieder volledig document, maar ook niet dat een werkgever zulke persoonsgegevens zonder beoordeling mag overslaan. De AP licht de omvang van inzage toe.
Invulformulier privacyverzoek met fictief voorbeeld
Dit invulformulier onderscheidt inzage en verwijdering. Gebruik passende identiteitscontrole en werk in je eigen beveiligde systeem, niet op deze pagina.
Veeg in de tabel opzij of gebruik de pijltjestoetsen voor de andere kolommen.
| Onderdeel | Wat leg je vast? | Fictief ingevuld voorbeeld |
|---|---|---|
| Ontvangst en recht | Wanneer ontvangen, van wie en welk recht wordt ingeroepen? | Fictief: ex-medewerker vraagt op 8 september per e-mail inzage én verwijdering. |
| Afbakening | Welke gegevens vraagt iemand; verduidelijk alleen waar nodig zonder extra drempel. | Inzage personeelsgegevens; verwijdering van oud nieuwsbericht. Onderdelen apart beoordelen. |
| Identiteit | Welke bestaande, proportionele controle past bij het risico? | Antwoord via bekend privé-adres plus controle met bestaand dossiergegeven; geen standaard ID-kopie. |
| Termijn | Eén kalendermaand vanaf ontvangst; noteer reden en tijdige mededeling bij verlenging. | Start 8 september, eerste reactiedeadline 8 oktober; mogelijke verlenging is nog niet nodig. |
| Systemen en derden | Welke eigen systemen, leveranciers en ontvangers moeten worden doorzocht? | HR-systeem, mailarchief en websitebeheer; salarisdienst bevestigt welke kopieën bestaan. |
| Inzage: selectie | Welke persoonsgegevens en context horen erbij; wat raakt rechten van anderen? | Eigen beoordelingen geselecteerd; namen van collega’s vragen een afzonderlijke afweging. |
| Verwijdering: grond | Welke gegevens moeten weg, welke wettelijke of andere uitzondering geldt? | Oud nieuwsbericht niet meer nodig: verwijderen voorgesteld. Fiscale loongegevens apart behouden indien verplicht. |
| Besluit en antwoord | Wie beslist, hoe motiveer je per onderdeel en hoe lever je veilig? | Privacycoördinator beoordeelt; versleutelde overdracht, antwoord per onderdeel. |
| Dossiervorming | Welke zoekacties, besluiten, uitvoering en vervolgactie zijn vastgelegd? | Zoeklog en verzendbewijs intern bewaren; websiteverwijdering nog te verifiëren. |
Invulformulier privacyverzoek: van ontvangst tot veilige beantwoording als bewerkbare CSV
Download zonder e-mailadres. Je vult de CSV na downloaden in je eigen beveiligde omgeving in; deze website ontvangt geen antwoorden.
Het fictieve voorbeeld laat zien waarom loongegevens met een toepasselijke bewaarplicht anders kunnen worden behandeld dan een niet meer nodig nieuwsbericht. Noteer de werkelijke bron en afweging per categorie; kopieer de fictieve conclusie niet naar een echt verzoek.
Welke fouten maken afhandeling onnodig moeilijk?
- De termijn als “30 dagen” behandelen in plaats van één kalendermaand.
- Een volledige identiteitskopie of motivatie eisen zonder noodzaak.
- Een inzageverzoek beperken tot het personeelsdossier zonder de relevante systemen te doorzoeken.
- Alles wissen of alles bewaren zonder per categorie de grond en uitzondering te beoordelen.
- Een onversleutelde export naar een onbevestigd adres sturen.
Risico en aantoonbare beperking
- Voor de persoon
- Een onvolledig antwoord houdt onjuiste of onnodige gegevens verborgen; een onveilige export kan gegevens van de verzoeker of van anderen openbaar maken.
- Bepalende feiten
- Controleer identiteit proportioneel, het precieze recht, alle relevante systemen, derdengegevens, wettelijke bewaarplichten en de veilige afleverroute.
- Voor je organisatie
- Gemiste termijnen, herstelwerk, klachten en toezicht zijn mogelijke gevolgen; blind alles wissen kan tegelijk wettelijke bewaarverplichtingen schaden.
- Wat verlaagt het risico?
- Registreer ontvangst en kalendermaand, verdeel het zoekwerk, motiveer per categorie, verifieer uitvoering bij leveranciers en leg veilig antwoord en besluiten vast.
Dit is een praktische DCA-afweging, geen kansberekening of automatisch juridisch besluit. Toets de feiten en toepasselijke regels van jouw situatie.
Verder lezen
Bronnen en broncontrole
Openbare primaire bronnen gecontroleerd op . Fictieve voorbeelden en hulpmiddelen zijn praktische DCA-uitwerkingen.
- AVG, Verordening (EU) 2016/679 — Art. 5–6, 9, 12–22, 24–25, 28, 30, 32–35 en 44 e.v.; toets per verwerking.
- AP: Privacyrechten in de praktijk voor organisaties — Identiteit proportioneel controleren; één kalendermaand en eventuele verlenging; geen standaard volledige ID-kopie.
- AP: Recht op inzage — Omvang van inzage, gegevens van anderen, termijn en verificatie.
- AP: Recht op gegevens verwijderen — Beoordeel grond en uitzonderingen; back-ups en ontvangers vragen aparte uitvoering.