Welke gegevens zijn nodig?
- Telefoonnummer en (verpleeg)adres waarop de medewerker bereikbaar is.
- Hoe lang de werknemer verwacht afwezig te zijn en welke lopende werkzaamheden moeten worden overgedragen.
- Of sprake is van een arbeidsongeval of verkeersongeval met mogelijk regresrecht, voor zover relevant.
De AP noemt deze categorieën voor het werkgeversproces. Vraag niet routinematig meer “om het dossier compleet te maken”.
Wat doe je als iemand uit zichzelf medische details vertelt?
Noteer geen diagnose, symptomen of behandeling in HR of een notitie voor het team. Onderbreek zo nodig vriendelijk en verwijs medische vragen naar de bedrijfsarts. Vraag de werknemer alleen wat de organisatie over bereikbaarheid of werkoverdracht mag delen. De bedrijfsarts kan adviseren over mogelijkheden en verwachte duur zonder de medische oorzaak aan de werkgever te geven.
Gezondheidsinformatie kan voor een werknemer tot stigmatisering of ongewenste loopbaangevolgen leiden. Voor de werkgever volgen bij een fout herstelwerk, vertrouwensverlies, klachten en mogelijk toezicht. Toegang beperken, formulieren aanpassen en een controle op HR-notities verlagen het risico aantoonbaar.
Fictief voorbeeld: vrije-tekstveld in het ziekmeldformulier
Een fictief MKB-bedrijf heeft een verplicht veld “Wat heb je?” in een digitaal formulier. De organisatie verwijdert dat veld, instrueert leidinggevenden en verplaatst medische beoordeling naar de arbodienst. Oudere vrije-tekstnotities worden zorgvuldig beoordeeld op noodzaak en verwijderd waar dat moet. Dit voorbeeld is DCA-duiding van de AP-werkgeversregels, geen individuele medische of arbeidsrechtelijke beoordeling.
Risico en aantoonbare beperking
- Voor de persoon
- Een onnodig vastgelegde diagnose kan leiden tot stigmatisering of een ongewenste invloed op werkrelaties en loopbaan.
- Bepalende feiten
- Kijk welke gegevens daadwerkelijk in formulieren, vrije tekst, mailboxen en HR-systemen staan, wie ze ziet en welke werkgerelateerde informatie nodig blijft.
- Voor je organisatie
- Opruimen van medische notities, klachten, vertrouwensverlies en mogelijk toezicht of arbeidsrechtelijke discussie kunnen volgen.
- Wat verlaagt het risico?
- Schrap diagnosevragen, instrueer leidinggevenden, beperk HR-toegang, laat de bedrijfsarts de medische beoordeling doen en controleer bestaande registraties.
Dit is een praktische DCA-afweging, geen kansberekening of automatisch juridisch besluit. Toets de feiten en toepasselijke regels van jouw situatie.
Verder lezen
Bronnen en broncontrole
Openbare primaire bronnen gecontroleerd op . Fictieve voorbeelden en hulpmiddelen zijn praktische DCA-uitwerkingen.
- AVG, Verordening (EU) 2016/679 — Art. 5–6, 9, 12–22, 24–25, 28, 30, 32–35 en 44 e.v.; toets per verwerking.
- AP: Regels voor werkgevers bij zieke werknemers — Welke gegevens een werkgever bij ziekmelding mag vragen en vastleggen; medische beoordeling via bedrijfsarts.